宁市体[2007]65号

    关于印发《宁德市体育局档案管理人员工作职责》、《宁德市体育局文书立卷归档制度》的通知

    各科（室）、直属单位：
    为规范市体育局档案管理，明确档案管理人员工作职责，根据国家《档案法》、《保密法》和有关规定，拟制《宁德市体育局档案管理人员工作职责》及《宁德市体育局文书立卷归档制度》，现印发你们，望认真贯彻执行。

    宁德市体育局
    二00七年十一月二十二日

    抄送：市档案局                                    

    宁德市体育局档案管理人员工作职责

    一、贯彻执行国家《档案法》、《保密法》及市档案工作业务建设规范要求，结合本局档案工作制度，拟定市体育局档案工作制度并组织实施。
    二、对本局各科室形成的现行档案实行集中管理。
    三、做好本局文书立卷、归档和其它档案的收集、整理、分类、编目、上架等工作。
    四、做好档案保管工作，维护档案的完整、安全与秘密，最大限度地延长档案使用年限。
    五、对下属单位的档案工作进行监督、指导与检查。
    六、积极开展档案的利用工作，编制专题目录索引和检索工具，提高查准、查全率，并利用便捷、查找。
    七、定期进行档案鉴定，对已超出期限的档案，提出存毁处理意见，并负责处理需要销毁的档案。
    八、做好各项统计工作，对档案的收进和移出卷数及利用情况做到心中有数。
    九、有计划地开展档案资料的编研工作，更好地开发档案的信息资源，为本局各项工作服务。
    十、努力学习档案管理知识，积极参加有关学术活动，不断提高业务能力。 
    十一、承办并做好上级交办的有关档案工作。
    十二、调离本岗位时要履行移交手续。

    宁德市体育局文书立卷归档制度
    为实现档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为体育工作服务，为国家积累档案史料，根据档案工作要求和档案管理规定，各部门文书立卷归档须符合以下规定。
    1、凡是机关行使职能及开展各项管理工作活动中直接形成的、已经完毕的、具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料，均应归档。
    2、文件材料立卷归档每年7月份前完成上半年度的文件材料立卷归档工作。1月份完成全年文件立卷归档工作。在归档的文件材料中，应当将文件的正件与附件、印件与原稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一种文件分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
    3、归档的文件材料不得有圆珠笔笔迹、彩色笔迹、铅笔笔迹及复写纸笔迹，纸张规格符合要求。
    4、卷内的文件材料应区别不同情况进行排列，不可分的文件材料应依序排列在一起即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后。
    5、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷在文件的右上角填写号。
    6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填卷内目录，对文字材料的题目不要随意理更改和简化；没有题名应拟定题名；有题名但无实质内容的亦应重新新拟定内容，没有注明文件材料年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。